Allgemeine Geschäftsbedingungen

(1) Anbieter ist die Laudien Ventures GmbH i.G., Kolonnenstr. 8, 10827 Berlin, vertreten durch Ronny Laudien, Geschäftsführer („Anbieter"). Diese AGB gelten für Verträge über die Nutzung von Psymira zwischen dem Anbieter und dem Kunden.

(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere psychotherapeutische Praxen, Praxisgemeinschaften und andere berechtigte heilberufliche Einrichtungen. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.

(3) Abweichenden Bedingungen des Kunden wird widersprochen; sie werden nur Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.

(1) Psymira ist eine webbasierte Praxissoftware für Dokumentation, Praxisorganisation und fachlich kontrollierte KI-Unterstützung. Der bei Vertragsschluss ausgewählte Tarif, die zu diesem Zeitpunkt einbezogene Leistungsbeschreibung und etwaige individuelle Vereinbarungen bestimmen den geschuldeten Leistungsumfang.

(2) Zum Funktionsumfang gehören insbesondere:

• manuelle Sitzungsdokumentation sowie Audioaufnahme und Transkription,
• Zusammenfassungen einzelner und mehrerer dokumentierter Sitzungen,
• bearbeitbare Entwürfe im Antragsassistenten,
• strukturiertes Krisenprotokoll und Klinikfinder,
• Patienten- und Praxisverwaltung sowie Export- und Löschfunktionen.

(3) Roadmap-Funktionen, Vorschauen und ausdrücklich als Beta gekennzeichnete Funktionen sind nur geschuldet, wenn sie Bestandteil der einbezogenen Leistungsbeschreibung sind.

(1) KI-Funktionen erstellen ausschließlich Vorschläge und bearbeitbare Entwürfe. Sie stellen keine Diagnose, Therapieempfehlung oder Notfallentscheidung dar und sind kein Medizinprodukt.

(2) Der Kunde muss alle KI-Ausgaben vor fachlicher Verwendung prüfen, erforderlichenfalls ändern und die endgültige Entscheidung selbst treffen. Er darf KI-Ausgaben nicht ungeprüft in Behandlungsentscheidungen, Anträge, Berichte oder Krisenmaßnahmen übernehmen. Psymira ersetzt keine berufliche Sorgfaltspflicht, keine gesetzlich erforderliche Dokumentation und keinen bestehenden Notfallablauf.

(3) Der Anbieter weist auf die erforderliche KI-Kompetenz der mit den KI-Funktionen betrauten Personen im Sinne des Art. 4 KI-Verordnung hin.

(1) Für die Nutzung ist ein Konto mit wahrheitsgemäßen Praxis- und Kontaktdaten erforderlich. Der Kunde schützt seine Zugangsdaten, weist Benutzerkonten nur berechtigten Personen zu und meldet unbefugte Nutzung unverzüglich.

(2) Der Vertrag über einen kostenpflichtigen Tarif kommt mit Abschluss des Stripe-Checkouts zustande. Vor Abschluss werden dem Kunden eine Bestellübersicht mit Tarif, Preis, Steuer und Abrechnungsintervall sowie die einbezogenen Vertragsdokumente (diese AGB und der AVV) angezeigt; der Kunde stimmt dem Tarifpreis und dem zahlungspflichtigen Abschluss ausdrücklich zu.

(3) Die jeweils akzeptierte Fassung dieser AGB und des AVV wird versioniert gespeichert; der Kunde erhält eine Bestätigung des Vertragsschlusses in Textform (E-Mail). Die Registrierung und eine etwaige Testphase allein begründen keinen kostenpflichtigen Vertrag.

(1) Soweit eine kostenlose Testphase angeboten wird, ergeben sich Dauer, enthaltenes Nutzungsvolumen und Übergang in einen kostenpflichtigen Tarif aus der bei Registrierung angezeigten Beschreibung. Ein kostenpflichtiger Vertrag entsteht nur, wenn der Kunde dem Preis und dem zahlungspflichtigen Abschluss nach § 4 eindeutig zugestimmt hat.

(2) Nicht verbrauchtes Testvolumen wird nicht ausgezahlt. Missbrauch, Mehrfachkonten zur Umgehung von Beschränkungen oder eine Nutzung außerhalb des vorgesehenen geschäftlichen Zwecks können zur Sperrung der Testphase führen.

(1) Maßgeblich sind die bei Vertragsschluss angezeigten Preise und Tarifbestandteile. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils gesetzlichen Umsatzsteuer. Für Kunden aus anderen EU-Mitgliedstaaten mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gilt das Reverse-Charge-Verfahren; der Kunde schuldet in diesem Fall die Umsatzsteuer in seinem Sitzstaat.

(2) Die Abrechnung kostenpflichtiger Tarife erfolgt monatlich im Voraus für den jeweils folgenden Abrechnungszeitraum. Zahlungen und Abonnements werden über Stripe Payments Europe, Limited abgewickelt; die regulierten Zahlungsdienste erbringt Stripe Technology Europe, Limited. Als Zahlungsmethoden sind derzeit Kreditkarte und SEPA-Lastschrift vorgesehen.

(3) Rechnungen, Zahlungsmethode, Tarifwechsel und Kündigung werden über das Stripe Customer Portal bzw. die dafür vorgesehene Psymira-Oberfläche verwaltet. Rechnungs- und steuerrechtliche Angaben hält der Kunde vollständig und aktuell.

(4) Bei einem Tarifwechsel innerhalb eines laufenden Abrechnungszeitraums wird die Differenz anteilig berücksichtigt. Bereits gezahlte Entgelte für laufende Zeiträume werden bei einer ordentlichen Kündigung nicht anteilig erstattet, soweit nicht zwingendes Recht entgegensteht.

(1) Kommt eine Zahlung nicht zustande, versucht der Zahlungsdienstleister die Belastung im Rahmen automatischer Wiederholungen (Smart Retries) erneut. Der Kunde wird über die fehlgeschlagene Zahlung informiert und zur Aktualisierung seiner Zahlungsdaten aufgefordert.

(2) Bleibt die Zahlung nach einer angemessenen Nachfrist von mindestens drei Tagen aus, kann der Anbieter den Zugang nach vorheriger Ankündigung auf einen eingeschränkten Lesezugriff (read-only) umstellen. Eine Löschung von Daten erfolgt hierdurch nicht. Sperrungen sind verhältnismäßig und werden aufgehoben, sobald der Zahlungsrückstand ausgeglichen ist.

(1) Die im Tarif enthaltenen Nutzungsgrenzen (z. B. für Transkription oder KI-Funktionen) ergeben sich aus der einbezogenen Leistungsbeschreibung.

(2) Bei Ausschöpfung einer Grenze wird die betroffene Funktion bis zum Ende des Abrechnungszeitraums bzw. bis zu einem Upgrade eingeschränkt. Automatische Übernutzungsgebühren werden nicht erhoben; zusätzliches Volumen ist über ein Upgrade verfügbar.

(1) Die öffentlich angebotenen Standardtarife sind monatlich kündbar. Die Kündigung erfolgt über das Stripe Customer Portal oder den dort angebotenen Kündigungsweg und wirkt zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums, sofern beim Vertragsschluss nichts Abweichendes vereinbart wurde.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Eine Sperrung oder außerordentliche Kündigung durch den Anbieter kommt insbesondere bei erheblichen Sicherheitsrisiken, rechtswidriger Nutzung, Zahlungsverzug oder schwerwiegenden Vertragsverstößen in Betracht, soweit dies verhältnismäßig ist.

(1) Der Anbieter erbringt die Leistung mit wirtschaftlich angemessenen Bemühungen. Eine feste Verfügbarkeitsquote (Uptime) wird nicht zugesagt; Servicegutschriften werden nicht gewährt. Wartung, Sicherheitsupdates, notwendige Änderungen von Cloud-Diensten und unvorhersehbare Störungen können die Verfügbarkeit zeitweise einschränken.

(2) Geplante wesentliche Wartungen werden nach Möglichkeit vorab angekündigt und, soweit zumutbar, in nutzungsarme Zeiten gelegt.

(3) Support wird per E-Mail an Werktagen geleistet; Werktage sind Montag bis Freitag mit Ausnahme der gesetzlichen Feiertage am Sitz des Anbieters. Der Anbieter sagt eine Erstreaktion zu: bei gemeldeten Betriebsstörungen, die die Nutzung der Kernfunktionen (Anmeldung sowie Lese- und Schreibzugriff auf die Akte) verhindern, innerhalb eines Werktages; bei sonstigen Anfragen innerhalb von zwei Werktagen. Erstreaktion bedeutet eine inhaltliche Rückmeldung zum Stand der Bearbeitung, nicht die Behebung; eine Behebungsfrist wird nicht zugesagt. Im Tarif „Praxis" werden Anfragen bevorzugt bearbeitet, ohne dass hierdurch eine kürzere Frist begründet wird.

(4) Überschreitet der Anbieter die nach Absatz 3 zugesagte Erstreaktionszeit wiederholt und erheblich, kann der Kunde den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich kündigen. Weitergehende Ansprüche richten sich nach § 18.

(5) Störungskommunikation. Wesentliche Betriebsstörungen veröffentlicht der Anbieter auf der Statusseite mit Beginn, betroffener Komponente, voraussichtlicher Dauer, dem Zeitpunkt der nächsten Aktualisierung und der Angabe, ob Daten betroffen sind. Betroffene Kunden werden zusätzlich per E-Mail an die hinterlegte Adresse der Praxisleitung informiert. Die Statusseite wird getrennt von der Anwendung betrieben und bleibt deshalb auch dann erreichbar, wenn die Anwendung selbst gestört ist. Meldungen über Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten richten sich abweichend hiervon nach Ziffer 11 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, Psymira im vereinbarten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.

(2) Der Kunde bleibt Inhaber aller Rechte an den von ihm eingestellten Daten und Dokumenten. Der Anbieter verarbeitet diese ausschließlich zur Vertragserfüllung sowie nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags.

(3) Der Anbieter verwendet Kunden- und Patientendaten nicht zum Training eigener oder fremder KI-Modelle.

(4) Der Kunde stellt sicher, dass Zugangsdaten und Benutzerkonten nur berechtigten Personen zugänglich sind. Die Weitergabe von Konten sowie die Umgehung technischer Nutzungsgrenzen sind unzulässig.

(5) Der Kunde nutzt Psymira nicht für rechtswidrige Zwecke und verarbeitet keine Inhalte, für die ihm die erforderliche Rechtsgrundlage fehlt.

Der Kunde ist insbesondere verpflichtet,

• nur Daten zu verarbeiten, für die eine Rechtsgrundlage und die erforderlichen Informationen vorliegen,
• Zugriffsrechte nach dem Erforderlichkeitsprinzip zu vergeben und regelmäßig zu prüfen,
• Patientendaten nicht in Support- oder Kontaktformulare der Marketing-Website einzutragen,
• eigene Endgeräte, Browser, Passwörter und organisatorische Abläufe angemessen zu sichern,
• gesetzliche und berufsrechtliche Dokumentations-, Aufbewahrungs- und Löschpflichten zu beachten,
• Exportdateien nach dem Herunterladen selbst sicher zu speichern und zu schützen.

(1) Der Kunde darf Audioaufnahmen nur starten, wenn die Aufnahme rechtlich zulässig ist und alle erforderlichen ausdrücklichen Zustimmungen der aufgenommenen Personen vor Beginn eingeholt wurden. Er prüft dabei eigenverantwortlich auch die straf- und berufsrechtliche Zulässigkeit, insbesondere den Schutz des nichtöffentlich gesprochenen Wortes (§ 201 StGB). Die Mikrofonfreigabe des Browsers ist kein Nachweis einer solchen Zustimmung.

(2) Der Kunde informiert die betroffenen Personen über Zweck, Verarbeitung, Empfänger, Speicherdauer, Widerruf und Löschung und hält einen belastbaren Widerrufs- und Fehlerprozess vor. Psymira stellt technische Aufnahme- und Löschfunktionen bereit, verifiziert die Einwilligung aber nicht automatisch. Audiodateien werden nach erfolgreicher Transkription, spätestens nach 30 Tagen, automatisch gelöscht.

(1) Für Patienten- und Behandlungsdaten ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Der Anbieter verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter. Vor der Verarbeitung solcher Daten wird der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO in seiner jeweils einbezogenen Fassung geschlossen.

(2) Für Vertragskonto, Abrechnung, Kontakt und den eigenen sicheren Dienstbetrieb verarbeitet der Anbieter Daten in eigener Verantwortlichkeit. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung.

(1) Während der Vertragslaufzeit stehen dem Kunden Self-Service-Exportfunktionen zur Verfügung. Der Export erfolgt in strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Formaten als passwortgeschütztes Archiv (JSON und PDF; Dokumente und Dateien im Originalformat). Einzelheiten regelt das Datenexport- und Formatregister im Einklang mit dem EU-Datengesetz (Data Act). Eine Programmierschnittstelle (API) für den Export ist nicht geschuldet; Wechselentgelte fallen nicht an.

(2) Bei Vertrags- bzw. Testphasenende gilt folgender Ablauf:

• 30 Tage Read-only-Zugriff mit Exportmöglichkeit (Erinnerungen an Tag 7, 14 und 28);
• war kein kostenpflichtiges Abonnement gebucht (reine Testphase), werden Konto und Produktivdaten nach Ablauf der 30 Tage automatisch gelöscht (sofort wirksam, nach sieben Tagen endgültig — AVV Anlage 4); ein Abschluss-Archiv wird nicht vorgehalten;
• bestand ein kostenpflichtiges Abonnement, wird ab Tag 31 der Zugang deaktiviert und automatisch ein verschlüsselter Abschluss-Export erstellt, für weitere 90 Tage vorgehalten und dem Kunden auf identitätsgeprüfte Anfrage bereitgestellt; nach Ablauf dieser Frist werden Produktivdaten und Abschluss-Export gelöscht — sofort wirksam, nach sieben Tagen endgültig (AVV Anlage 4; Sicherungskopien im Rahmen der Backup-Rotation, 7 Tage).

Die Herausgabe des Abschluss-Exports erfolgt nach Identitätsprüfung als verschlüsseltes Archiv; das Passwort wird über einen getrennten Kanal übermittelt.

(3) Die fachlich erforderliche Sicherung und Aufbewahrung der Patientendokumentation (insbesondere nach § 630f BGB) obliegt dem Kunden; der rechtzeitige Export ist seine Pflicht. Die 90-tägige Vorhaltung des Abschluss-Exports ist eine befristete Kulanzleistung des Anbieters. Datenschutzrechtliche Einzelheiten regelt der AVV vorrangig.

(1) Die Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und nutzen sie nur zur Vertragserfüllung. Dies gilt auch nach Beendigung des Vertrags fort.

(2) Der Anbieter berücksichtigt die besondere Sensibilität der im Auftrag verarbeiteten Patientendaten und die berufs- und strafrechtliche Schweigepflicht nach § 203 StGB. Die Verpflichtung der mitwirkenden Personen und der Unterauftragnehmer sowie die Zugriffsbegrenzung regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

(1) Der Anbieter darf Leistungen, Preise und diese Bedingungen ändern, soweit dies aus rechtlichen, sicherheitstechnischen oder technischen Gründen oder wegen veränderter Bezugs- und Betriebskosten erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt; der wesentliche Leistungsinhalt bleibt gewahrt.

(2) Wesentliche Änderungen teilt der Anbieter mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden in Textform mit.

(3) Benachteiligt eine wesentliche Änderung den Kunden nicht nur unerheblich, kann er den Vertrag bis zum Wirksamwerden außerordentlich zum Änderungszeitpunkt kündigen. Der Anbieter weist in der Mitteilung auf Frist und Kündigungsrecht hin.

(1) Für Mängel gelten die gesetzlichen Vorschriften; der Anbieter leistet Nacherfüllung durch Beseitigung des Mangels innerhalb angemessener Frist.

(2) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Schäden aufgrund vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Pflichtverletzung, im Umfang einer übernommenen Garantie sowie nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften, insbesondere nach dem Produkthaftungsgesetz und Art. 82 DSGVO.

(3) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens auf die vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlten Entgelte. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(4) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen, insbesondere für leichte Fahrlässigkeit außerhalb wesentlicher Vertragspflichten.

(5) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in dem Umfang, der bei ordnungsgemäßer, dem Risiko angemessener und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre; dies gilt nicht, soweit die Datensicherung nach dem Vertrag dem Anbieter obliegt.

(6) KI-gestützte Ausgaben sind Entwürfe; die fachliche Prüfung und Entscheidung obliegt dem Kunden. Für Schäden aus der ungeprüften Übernahme von KI-Ausgaben haftet der Anbieter nicht.

(7) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Eine Änderung der Beweislast zum Nachteil des Kunden ist damit nicht verbunden.

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig und der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, Berlin. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

(3) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen. Gegen Ansprüche des Anbieters kann der Kunde nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.

(4) Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: (a) individuelle schriftliche Vereinbarung bzw. Bestellformular, (b) Leistungsbeschreibung/Tarifblatt, (c) Service-Level-Anlage, (d) diese AGB, (e) Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Auftragsverarbeitungsvertrag geht in datenschutzrechtlichen Fragen der Auftragsverarbeitung vor.

(5) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.